Présentation

Dernière modification : 11 décembre 2018

Les collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives et doivent en assurer la conservation et la mise en valeur. C’est donc l'autorité territoriale qui en est responsable.

Les frais de conservation des archives représentent une dépense obligatoire à inscrire au budget, aussi bien pour l'aménagement d'un local adéquat que pour le classement des archives.

Une prestation sur mesure

Cette prestation est assurée par des archivistes diplômés.

Avant toute intervention, un archiviste se rend en collectivité et élabore un rapport d’état des lieux précis.

Celui-ci comprend :

  • un récolement sommaire métré
  • des préconisations sur la conservation des archives
  • un devis

  3 missions différentes sont proposées aux collectivités :

L’archiviste effectue :

  • le classement de l'ensemble des documents de la collectivité
  • procède aux éliminations réglementaires
  • rédige un inventaire détaillé des documents
  • termine la mission par une formation des agents administratifs (et des élus qui le souhaitent) de la collectivité
  • L’archiviste dispense, en collectivité, une formation approfondie sur l’archivage à un ou plusieurs agents de la collectivité.
  • Il assure par la suite, à périodicité fixe, des jours de suivi du classement effectué par l’agent. Ces journées permettent de répondre aux éventuelles questions de l’agent et de vérifier le bon déroulement de la mission. 

Suivant une périodicité choisie par la collectivité, l'archiviste intervient pour contrôle et met à jour le classement des archives.

Pourquoi faire intervenir les archivistes du CDG 64 ?

Ce dispositif présente des avantages pour la collectivité :

  • Externalisation du classement des archives par des agents qualifiés et diplômés
  • Gain de place et de temps dans la gestion et la recherche des documents
  • Conseil et accompagnement personnalisé par courriel et téléphone
  • Travail effectué en collaboration avec les Archives Départementales qui assurent un contrôle scientifique et technique des missions