Présentation

Dernière modification : 27 septembre 2017

 

Les collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives et doivent en assurer la conservation et la mise en valeur. C’est donc l'autorité territoriale qui en est responsable.

Les frais de conservation des archives représentent une dépense obligatoire à inscrire au budget, aussi bien pour l'aménagement d'un local adéquat que pour le classement des archives.

Une prestation sur mesure

Cette prestation est assurée par des archivistes diplômés.

Avant toute intervention, un archiviste se rend en collectivité et élabore un rapport d’état des lieux précis.

Celui-ci comprend :

  • un récolement sommaire métré
  • des préconisations sur la conservation des archives
  • un devis

  3 missions différentes sont proposées aux collectivités :

L’archiviste effectue :

  • le classement de l'ensemble des documents de la collectivité
  • procède aux éliminations réglementaires
  • rédige un inventaire détaillé des documents
  • termine la mission par une formation des agents administratifs (et des élus qui le souhaitent) de la collectivité
  • L’archiviste dispense, en collectivité, une formation approfondie sur l’archivage à un ou plusieurs agents de la collectivité.
  • Il assure par la suite, à périodicité fixe, des jours de suivi du classement effectué par l’agent. Ces journées permettent de répondre aux éventuelles questions de l’agent et de vérifier le bon déroulement de la mission. 

Cette mission ne constitue pas un classement des archives, mais plutôt un traitement permettant un gain de place ainsi qu'un récolement sommaire. Elle peut par exemple être souhaitée avant un déménagement ou des travaux.

Pourquoi faire intervenir les archivistes du CDG 64 ?

Ce dispositif présente des avantages pour la collectivité :

  • Externalisation du classement des archives par des agents qualifiés et diplômés
  • Gain de place et de temps dans la gestion des documents
  • Conseil et accompagnement personnalisé par courriel et téléphone
  • Travail effectué en collaboration avec les Archives Départementales